实物档案与荣誉档案整理方法
信息录入者:图书档案馆    信息来源:图书档案馆    点击数:    录入时间:2019/10/9

 

一、将实物档案照相,将荣誉档案进行照相或扫描

 

二、在部门归档的电子档案文件夹下,建立实物和荣誉材料的文件夹

 

实物类:05SW

荣誉类:06RY

 

*注意:以上文件夹名称内的序号不能变。

 

 

 

1:建立电子档案文件夹

 

三、将归档的实物档案和荣誉档案照片归入相应文件夹

 

 

2:将声像文件归入相应文件夹

 

四、重新命名归档的实物档案和荣誉档案照片

 

05SW文件夹:

001-XXX赠送的XXX照片.jpg

 

 

06RY文件夹:

001-获得XXX颁发的“XXXX”奖励的获奖证书.jpg

 

五、为每张照片文件编写说明材料(见“档案服务”中实物档案说明材料和荣誉档案说明材料模板)

 

1.在声像档案的同一文件夹下建立说明文件(采用offce Word编写后转换成PDF格式)。

 

2.说明文件的文件名称与音视频材料一致,并在文件名称后加“-SM”字符,表示是哪一个文件的说明文件,每个文件配一个说明文件。如:

 

实物档案照片的说明文件:

001-XXX赠送的XXX照片-SM.PDF

 

荣誉档案照片的说明文件:

001-获得XXX颁发的“XXXX”奖励的获奖证书-SM.PDF

 

 

3.说明文件需说明以下内容:

 

1)实物档案:说明实物名称、来源、获得时间、归档时间

2)荣誉档案:说明颁发证书的单位、颁发时间、获奖单位或团体(团体应说明具体人员组成)

 

4.进行文件排序,即可将声像材料与说明文件排列在一起。

 

5.打印实物档案和荣誉档案说明材料,用于纸质档案归档。

 

六、电子文件号的编制

 

1.将电子照片及说明文件的文件名复制到EXCL表。

 

2.根据部门归档电子文件夹编号、分类型文件夹编号、文件序号,生成归档文件的电子文件号。

 

3.电子档案移交清单模板可在本网站“档案服务”栏目下载。电子文件号可自动生成。

 

 

3:编制移交清单并生成电子文件号

 

七、与其他电子档案一起,编制说明光盘或压缩文件的说明文件(使用TXT文件格式编写)

 

1.说明文件需说明的内容:

 

载体容量或压缩包大小:以M计算

载体类型:压缩包类型(RARZIP)或光盘

载体或压缩包编号:按移交清单编号,如“党委宣传部-2018-01

刻录或压缩日期:

保管期限:按移交清单中文件的最长保管期限

移交单位:

内容描述:压缩包或光盘内档案的简单说明

电子文件数量:文件个数

读取电子档案所需要的软硬件环境:说明操作系统、压缩软件及视频观看软件的版本

其他各种有助于说明移交电子档案及其存储载体的信息

 

2.将说明文件保存在拟打包或刻录的根文件夹下。

 

 

八、将移交清单、电子档案目录保存到“其他文件夹”内。

 

九、打印移交清单,填写实物档案和荣誉档案移交登记表。

 

十、刻录光盘3套,或打包压缩文件。

 

十一、办理移交。