一、在部门归档的电子档案文件夹下，建立声像材料的文件夹
照片类：02ZP；录音类：03LY；录像类：04LX
*注意：以上文件夹名称内的序号不能变。
图1：建立电子档案文件夹
二、筛选并将归档的声像材料归入相应文件夹
筛选标准：
1.具有长期保存价值
2.照片清晰，未经过压缩、剪裁处理
图2：将声像文件归入相应文件夹
三、重新命名归档的声像材料
选择具有保存价值的音视频材料、照片，并按活动名称命名音视频材料和照片并在文件名称前排序。如
02ZP文件夹：
001-第七次党代会开幕式照片-SM.jpg
002-第七次党代会全体党员代表合影.jpg
003-第七次党代会闭幕式.jpg
004-第七届党委会成员合影.jpg
04LX文件夹：
001-第七次党代会开幕式视频.AVI
002-第七次党代会闭幕式视频.AVI
……
四、为每个声像档案文件编写说明材料（使用TXT文件格式编写）
1.在声像档案的同一文件夹下建立说明文件。
2.说明文件的文件名称与音视频材料一致，并在文件序号后加“-SM”字符，表示是哪一个文件的说明文件，每个文件配一个说明文件。如：
照片文件的说明文件：
001SM-第七次党代会开幕式照片.TXT
002SM-第七次党代会全体党员代表合影.TXT
003SM-第七次党代会闭幕式.TXT
004SM-第七届党委会成员合影.TXT
视频文件的说明文件：
001SM-第七次党代会开幕式视频.TXT
002SM-第七次党代会闭幕式视频.TXT
3.说明文件需说明以下内容：
（1）视频或照片的内容或事由：如第七次党代会的召开时间，会期，到会的主要领导
（2）拍摄时间
（3）拍摄地点
（4）主要人物及其他需说明的事项（如人物的位置顺序等）
（5）拍摄者
4.进行文件排序，即可将声像材料与说明文件排列在一起。
五、声像文件的电子文件号的编制
1.将声像材料的文件名复制到EXCL表。
2.根据部门归档电子文件夹编号、分类型文件夹编号、文件序号，生成归档文件的电子文件号。如图3。
3.电子档案移交清单模板可在本网站“档案服务”栏目下载。电子文件号可自动生成。
图3：电子文件移交清单
六、编制说明光盘或压缩文件的说明文件（使用TXT文件格式编写）
1.说明文件需说明的内容：
载体容量或压缩包大小：以M计算
载体类型：压缩包类型（RAR或ZIP）或光盘
载体或压缩包编号：按移交清单编号，如“党委宣传部-2018-01”
刻录或压缩日期：
保管期限：按移交清单中文件的最长保管期限
移交单位：
内容描述：压缩包或光盘内档案的简单说明
电子文件数量：文件个数
读取电子档案所需要的软硬件环境：说明操作系统、压缩软件及视频观看软件的版本
其他各种有助于说明移交电子档案及其存储载体的信息
2.将说明文件保存在拟打包或刻录的根文件夹下。
七、将移交清单、电子档案目录保存到“其他文件夹”内。
八、打印移交清单，填写电子档案移交登记表。
九、刻录光盘3套，或打包压缩文件。
十、办理移交。