声像档案整理方法
信息录入者:图书档案馆    信息来源:图书档案馆    点击数:    录入时间:2019/10/10

 

一、在部门归档的电子档案文件夹下,建立声像材料的文件夹

 

 

照片类:02ZP;录音类:03LY;录像类:04LX

 

*注意:以上文件夹名称内的序号不能变。

 

 

                    图1:建立电子档案文件夹

 

 

二、筛选并将归档的声像材料归入相应文件夹

 

筛选标准:

 

1.具有长期保存价值

2.照片清晰,未经过压缩、剪裁处理

 

 

               图2:将声像文件归入相应文件夹

 

 

三、重新命名归档的声像材料

 

选择具有保存价值的音视频材料、照片,并按活动名称命名音视频材料和照片并在文件名称前排序。如

 

02ZP文件夹:

 

001-第七次党代会开幕式照片-SM.jpg

002-第七次党代会全体党员代表合影.jpg

003-第七次党代会闭幕式.jpg

004-第七届党委会成员合影.jpg

 

04LX文件夹:

 

001-第七次党代会开幕式视频.AVI

002-第七次党代会闭幕式视频.AVI

……

 

 

四、为每个声像档案文件编写说明材料(使用TXT文件格式编写)

 

1.在声像档案的同一文件夹下建立说明文件。

 

2.说明文件的文件名称与音视频材料一致,并在文件名称后加“-SM”字符,表示是哪一个文件的说明文件,每个文件配一个说明文件。如:

 

照片文件的说明文件:

 

001-第七次党代会开幕式照片-SM.jpg

002-第七次党代会全体党员代表合影-SM.jpg

003-第七次党代会闭幕式-SM.jpg

004-第七届党委会成员合影-SM.jpg

 

视频文件的说明文件:

 

001-第七次党代会开幕式视频-SM.TXT

002-第七次党代会闭幕式视频-SM.TXT

 

3.说明文件需说明以下内容:

 

1)视频或照片的内容或事由:如第七次党代会的召开时间,会期,到会的主要领导

2)拍摄时间

3)拍摄地点

4)主要人物及其他需说明的事项(如人物的位置顺序等)

5)拍摄者

 

4.进行文件排序,即可将声像材料与说明文件排列在一起。

 

 

五、声像文件的电子文件号的编制

 

 

1.将声像材料的文件名复制到EXCL表。

 

2.根据部门归档电子文件夹编号、分类型文件夹编号、文件序号,生成归档文件的电子文件号。如图3

 

3.电子档案移交清单模板可在本网站“档案服务”栏目下载。电子文件号可自动生成。

 

 

3:电子文件移交清单

 

 

六、编制说明光盘或压缩文件的说明文件(使用TXT文件格式编写)

 

1.说明文件需说明的内容:

 

载体容量或压缩包大小:以M计算

载体类型:压缩包类型(RARZIP)或光盘

载体或压缩包编号:按移交清单编号,如“党委宣传部-2018-01

刻录或压缩日期:

保管期限:按移交清单中文件的最长保管期限

移交单位:

内容描述:压缩包或光盘内档案的简单说明

电子文件数量:文件个数

读取电子档案所需要的软硬件环境:说明操作系统、压缩软件及视频观看软件的版本

其他各种有助于说明移交电子档案及其存储载体的信息

 

2.将说明文件保存在拟打包或刻录的根文件夹下。

 

 

七、将移交清单、电子档案目录保存到“其他文件夹”内。

 

八、打印移交清单,填写电子档案移交登记表。

 

九、刻录光盘3套,或打包压缩文件。

 

十、办理移交。