文书类文件材料立卷归档流程
信息录入者:图书档案馆    信息来源:图书档案馆    点击数:    录入时间:2019/10/11

 

第一步 预立卷

根据部门历年文件材料形成的情况准备若干卷夹,及时收集属立卷归档的文件材料,按本单位文件材料归档范围归入相应的卷夹内,便于保管利用和立卷。

 

第二步 立卷分类

材料分类流程:文件材料-->分年度-->分类别-->分问题-->分保管期限

 

1.将文件材料按其形成或针对的年度分开。

2.在分年度的基础上,将文件材料按本单位归档范围确定分类。

3.将确定分类的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。

4.最后将文件材料按照规定的不同保管期限分开。

 

第三步 立卷组合

将经过分类的文件材料,按一定形式组合。

1.立卷组合的基本要求:立卷组合一般应以问题为主,兼顾其它特征,使材料联系紧密,分级适当,类型鲜明,年度不混,保管期限准确。

2.同一内容的文件材料组成一卷或数卷,每卷不超过200页,装入软卷皮内。

3.排列卷内文件材料(按重要程度或时间顺序)

 

批复、批示在前,请示、报告在后;

正件在前,附件在后;

正本在前,定稿在后;

转发件在前,被转发件在后;

上级通知在前,上报材料在后;

非诉讼案件结论性材料在前,依据性材料在后;

文字材料在前,图表在后;

基建图纸按图的类别序号排列;

其它文件材料按时间顺序排列。

 

4.修整文件材料:对在装订线以外有字迹或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当地折叠。

5.编写页号:成卷装订的卷内文件无论单面或双面只要有字迹,均应一面编写一个页号;页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。

6.拟写案卷题名:案卷题名即案卷标题。

 

案卷题名应简明确切,结构完整,体式一致,一般不超过50个汉字。其常用结构:责任者一时间一问题(内容)一名称(文种)

责任者一般指卷内文件主要责任者,要用全称或通用简称,不得简称为“本校”、“上级”等。

名称(文种)应按重要程度顺序标注几种主要文件文种。除会议文件外,不得用“xxx文件材料”;除一般函件外,不得用“xxx来往文书”。

 

7.填写案卷封皮上标注的各项内容:

 

1)案卷题名书写或打印时,应注意居中、对称。

2)起止日期:卷内文件形成的最早至最晚日期。

3)保管期限:依据保管期限表,确定案卷的保管期限。

4)密级:按卷内文件材料最高密级填写。

 

第四步 填写卷内目录及备考表

1.填写打印卷内文件目录,卷内文件目录置于卷内文件之前。

2.金属物清理:案卷装订前要去掉卷内文件上的金属物。

3.填写卷内备考表。卷内备考表位于卷内文件之后,由本卷情况说明、检查人、立卷人、立卷时间组成。卷内备考表,必须用碳素墨水填写。

本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。若无说明,也应将立卷人、检查人姓名和时间写上。案卷立好以后发生或发现的问题,由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。

1)立卷人:由组成本卷的责任者签名。

2)检查人:由立卷单位负责人对案卷质量进行检查后签名。

3)立卷时间:填写完成立卷日期。

 

第五步 案卷移交

1.打印案卷移交目录,与案卷进行核对,无误后打印一式二份案卷移交目录,其中一份由综合档案室保存,一份自存。

2.案卷进盒:案卷整理完毕,按档号顺序装盒。

3.归档验收:综合档案室工作人员检查案卷质量,凡不符合要求者,按规范指导改正。

4.办理移交:移交档案时,交接双方应当面检查清点数量并办理移交。