川北医学院电子档案归档整理细则
信息录入者:图书档案馆    信息来源:图书档案馆    点击数:    录入时间:2019/10/11

 

为规范学校电子档案归档整理的规范性,根据《电子档案移交与接收办法》(国家档案局档发[2012]7号)、《电子公文归档管理暂行办法》(国家档案局令第6号)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T 18894-2002)、《档案数字化光盘标识规范》(DA/T 522014)等规定,结合学校电子档案归档实际,制定本细则。

 

一、电子文件的分类

 

电子文件根据其内容属性,分为文书类、照片类、录音类、录像类、实物类、荣誉类,文书类不再细分。

各类别代码:文书类-WS;照片类-ZP;录音类-LY;录像类-LX;实物类-SW;荣誉类-RY

 

二、归档文件存储结构

 

归档文件存储采用树形结构(图:归档文件存储结构图)。

 

 

一张光盘(或打包压缩文件)内应同时保存说明文件、目录文件、电子档案及其元数据等。

1.说明文件.TXT用于存放与移交电子档案及其载体有关的信息;

2.目录文件.XML用于存放有关电子档案的目录信息,目录文件与每件电子档案相对应;

3.电子档案及其元数据按不同问题(事件)建立层级文件夹的形式进行存储。

 

三、根文件夹(载体标识)命名规则

 

建立应归档的电子档案的根文件夹,根文件夹命名与压缩打包的文件名称或刻录光盘的的光盘号应一致。

命名规则:按“×××(部门名称)-××××(年度:指内容形成年度)-×××(根文件夹顺序号)”编号。文件夹顺序号用两位数字标识,如“图书档案馆-2018-02”。

 

四、说明文件

 

说明文件命名为“说明文件.TXT”,保存与移交电子档案及其载体有关的信息,包括如载体容量、载体类型、载体编号、刻录日期、保管期限、移交单位、内容描述、电子文件数量、读取电子档案所需要的软硬件环境、其他各种有助于说明移交电子档案及其存储载体的信息。

 

五、其他文件夹

 

其他文件夹命名为“其他文件夹”,存放各种相关文件,主要包括:所采用的文件命名规则、《电子档案移交与接收登记表》、《电子档案目录》)、相关阅读软件的安装程序等,这些文件应采用TXTPDF等符合长期保存要求的格式。

 

六、电子档案的存储

 

1.在根文件夹下建立“电子档案”文件夹。

2.在“电子档案”文件夹下建立各类文件夹(二级文件夹)。各类文件夹命名按电子文件的分类命名。命名规则为:顺序号与类别代码的组合,如“01WS”。统一规范为以下四个文件夹:

文书类:01WS,照片类:02ZP,录音类:03LY,录像类:04LX,实物类:05SW,荣誉类:06RY

电子档案文件夹下保留六个文件夹(包括档案内容的空文件夹)。

3.对移交的电子档案进行分类,将同类的电子文件存储在同一文件夹。

4.对电子文件进行重命名,电子文件的命名见第七条:电子文件的命名规则。电子文件重命名是为了与纸质档案和实物档案建立关联,便于电子档案建立索引与查询。

 

七、电子档案的命名规则

 

文件编号是电子文件排序、与纸质和实物档案关联的基础。电子文件的重命名采取文件编号与文件题名相结合的方式。

1.文件编号原则:文书类电子文件应按事项和材料的重要程度排序编号,同一事项的同类电子档案应排列在一起。

照片、声像材料可按形成的时间顺序编号。电子文件顺序号用3位阿拉伯数字表示。

2.命名规则:

1)文书类电子档案:采用“文件顺序号-文件材料题名”的方法标识。

如:“001-图书档案馆2018年工作总结与2019年工作计划”。

2)照片档案:采用“照片顺序号-照片组名称”的方法标识,如“004-第十一届读书文化节”。不同照片组文件顺序号不能重复。

照片说明文件:每张数码照片应编写文字说明,文字说明应包含时间、地点、人物、事由、拍摄者等要素。照片说明文件采用TEXT文件格式,文件名称为在照片顺序号后加“SM”标识,即“照片顺序号SM-照片名称”,并与照片文件存储在同一文件夹。如:如“002学校第10届学生运动会-01”照片的说明文件命名为“002SM-学校第10届学生运动会-01”。

3)录音、录像(其他电子视频资料):采用“音视频顺序号-活动名称”方法标识,如“004-第十一届读书文化节闭幕式”。不同活动组文件顺序号不能重复。

录音、录像文件的说明文件:命名与照片档案的说明文件一致。

 

八、电子文件号编制规则

 

电子文件号是电子文件与实物档案建立关联的顺序号,由光盘编号(或根文件夹名称)、文件夹名称、电子文件顺序号构成。编制规则如下:

根文件夹(或载体标识)-文件夹编号(二级文件夹编号)-电子文件的文件顺序号(只取文件顺序号,说明文件加“SM”标识,作为文件序号的构成部分)。

如:图书档案馆-2018-02-01WS-001,表示图书档案馆2018年第02张光盘(或02号压缩文件)第01号文件夹(文书)中顺序号为001号的文件;照片说明文件“SM”标识作为顺序号的一部分,如图书档案馆-2018-03-02ZP-001SM

 

九、光盘编号或压缩文件命名

 

光盘编号或压缩文件命名,必须与根文件夹名称一致。

 

十、光盘标签

 

1.制作光盘标签(提交打包压缩文件不需要),光盘标签面和光盘盒内应有标注(样式见附件2)。

2.填写光盘载体套号。光盘套号用大写英文字母A(表示封存保管)、B(表示查阅利用)、C(表示异地保存)。