川北医学院文件材料立卷与组卷细则
信息录入者:图书档案馆    信息来源:图书档案馆    点击数:    录入时间:2019/10/11

 

为提高学校纸质档案立卷、组卷的质量,保证各类纸质档案规范立卷组卷,便于档案的查询利用,根据《高校档案工作规范》(教办[1993] 429号)《归档文件整理规则》(DAT22-2015)、《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T11822-2008)和《川北医学院档案工作管理办法》,结合本校纸质档案立卷、组卷实际,制定本细则。

 

一、预立卷

 

各部门应严格坚持坚持预立卷制度,保证档案材料的及时归档。各立卷单位根据本单位历年文件材料形成规律,预计新的一年可能产生新的内容,编制案卷类目,及时归档应移交的文件材料。避免因档案材料长期分散保存,导致档案遗失无法完整归档。

 

二、立卷

 

(一)立卷原则

1.遵循文件材料的形成规律,保持彼此之间的有机联系。

2.区别不同价值,便于保管和利用。

3.符合文档一体化管理要求,便于计算机管理或计算机管理。

4.保证纸质文件和电子文件整理协调统一。

 

(二)组件

1.件内文件的构成:归档文件的整理以“件”为单位,一般以每份文件为一件。件的构成主要包括以下情况:

1)正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件;转发文与被转发文为一件;原件与复制件为一件;来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等)一般独立成件,也可为一件;有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。

2)正本与翻译本为一件;中文本与外文本为一件。

2.件内文件排序,一般依照下列顺序排列:

正文在前,附件在后;正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后;原件在前,复制件在后;不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后;中文本在前,外文本在后;来文与复文作为一件时,复文在前,来文在后。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后;正本在前,发文稿纸和定稿在后。

 

(三)文件材料分类

文件材料的分类指以件为单位,将文件材料按年度、问题、保管期限逐一分类。即将文件材料首先按形成年度分类,然后在年度分类的基础上,再按问题分类,最后在年度和问题分类的基础上,进行保管期限分类。

1.分年度。将文件按其形成或针对的年度分开,组卷年度划分应遵循以下原则:

一般文件归入文件形成年度。

跨年度的请示与批复,归入批复年度;跨年度的规划、计划,一般可归入文件内容针对的第一个年度;跨年度的总结、报告,归入文件内容针对的最后一个年度;跨年度的会议文件,一般归入会议开幕的年度;跨年度的非诉讼案件材料,应归入结案年度;法规性文件归入公布或批准年度:按学年处理的文件归入专门年度。

2.分问题。将文件按内容所反映的问题或事物分开。

3.分期限。将文件按照规定的不同保管期限分开。

4.基建、科研项目以项目为单位组件。

5.出版物以专著或单期(连续出版物)为单位组件。

6.研究生学位材料以个人为单位组件。

 

(四)立卷组合

文件材料的组卷,应按问题、作者、名称、地区、时间、收发文机关六大特征和文件材料的自然形成规律,保证其有机联系,适当照顾保存价值分类组卷。

1.立卷组合应以问题为主,按文件类型组合,兼顾其它特征。

2.立卷组合应遵循以下原则

会议文件按会议的届次组合,根据文件的数量,可以一会一卷,一会数卷或数会一卷。

非诉讼案件材料,按立卷问题或人头组合,可一案一卷或一案数卷。

人民来信材料,可按信件作者、信件的处理形式或信件所反映的问题组合。

统计、报表、名册等文件,按照格式名称组合,根据文件的数量,可组合成一卷或数卷。

学校管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等,一般按单一问题组合。

工作计划、总结等文件,一般可按责任者或名称组合。

简报按名称或期号组合。

其它的文件材料可按照特殊的形式组合。

3.卷内文件材料的排列。

卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列。批复、批示在前,请示、报告在后;正件在前,附件在后;转发件在前,补转发件在后;非诉讼案件结论材料在前,依据性材料在后;其它文件材料按时间顺序排列。

 

三、案卷检查

 

1.归档部门应检查案卷的文件成份、案卷内文件的联系、案卷文件的价值和文件数量。查看卷内文件是否收集齐全完整,有无重份文件及不需要立卷归档的文件材料;有无相互混淆重复或拆散文件联系的现象;卷中文件保存价值是否有差异(一卷之内应大体一致);

单卷文件数量不超过200页,对同一问题数量多的,酌情适当分卷,问题单一,文件数量少可组薄卷。

2.检查文件材料内容是否超过装订线,是否有破损,是否有不可分割的照片和小字条,是否有金属物等影响装订的内容。

3.对在装订范围外有字迹的文件材料或破损的文件材料,以及与本卷文件材料不可分割的照片,小字条等,要进行加边、修补和裱糊;对较大的表格,要适当地折叠,拆除文件材料上的金属物。

 

四、编制页号与件号

 

1.成卷装订的卷内文件编页号,按件装订的卷内文件编件号。

2.卷内文件无论单面或双面只要有书写文字,均一面编写一个页号;页号的位置在每页材料非装订线一侧的下角。

 

五、填写卷内文件目录

 

顺序号:以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

文号:文件制发机关的发文字号。

责任者:形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

题名:即文件标题,一般应照实抄录,没有标题或标题不能说明文件内容的文件,可自拟标题,外加“[ ]”号。

日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”、字,在表示年、月、日的数字右下角加“.”号

页号:卷内文件起止之页的编号。

 

六、填写卷内备考表

 

本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关档案管理人员填写并签名标注时间。

立卷人:由组成本卷的责任人签名,并填写立卷时间。

检查人:由对案卷质量进行审核的责任人签名。

 

七、拟写案卷标题

 

1、要求结构完整,一般应准确概括卷内文件主要责任者、问题(内容)、名称(文种)。除会议文件外,不得用“×××文件材料”:除一般函件外,不得用“×××来往文件”,除非诉讼案件材料外,不得用“×××案件”。

2、案卷标题原则上不超过50字。

 

八、采用立小卷方式的案卷,必须用软卷皮,几卷装入硬卷盒。

九、以件为单位编制卷内目录,完成组卷。

十、以实物登记及照片说明等材料归档的实物档案、荣誉档案的立卷组卷,根据实物分类,参照本细则立卷组卷。