国家档案局、科技部修订《科学技术研究档案管理规定》
信息录入者:国家档案局政法司    信息来源:中国档案报    点击数:    录入时间:2020/12/28

 

为加强科研档案工作,国家档案局、科技部对《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发〔19876号,以下简称《暂行规定》)进行了修订,以国家档案局、科技部令第15号发布了《科学技术研究档案管理规定》(以下简称《规定》),已于2020111日起施行。

本次修订对《暂行规定》进行了比较大的修改和完善。修订后的《规定》全文共28条,涵盖了新形势下科研档案管理工作的原则、管理职责、科研文件材料的形成和归档、科研档案的管理和利用等多个方面。与《暂行规定》相比,本次修订内容体现在以下7个方面。

一是完善了科研档案的定义。根据最新的科研项目管理过程,将科研档案定义为在科研项目立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的“具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物”,其中特别将“数据”“标本、样本等实物”纳入科研档案定义之中,进一步完善了科研档案定义。

二是进一步明确了科研档案管理责任。《规定》按照国家档案工作统一领导、分级管理的原则对科研档案管理责任进行了明确。明确了各级档案主管部门、科技主管部门、科研项目管理单位和科研项目承担单位、参加单位、科研项目负责人等的档案管理责任,尤其是对财政支持的科研项目档案工作责任进行了明确,并特别提出了科研项目承担单位对所承担科研项目的档案工作负总责等要求。

三是丰富了科研文件材料的归档内容。按照最新科研项目管理过程增补了应纳入归档范围的科研文件材料,如立项论证阶段的项目指南、立项评审材料,研究实施及过程管理阶段的科学数据、阶段进展情况报告,结题验收及绩效评价、成果管理阶段的验收申请书、绩效自评价报告、科技报告等。

四是增加了科研电子档案的管理要求。根据当前科研管理信息化发展趋势和科研文件材料形成特点,从减轻科研人员负担出发,提出了科研电子文件可实行电子单套制归档的要求,并明确了科研电子文件可单套制归档的系统功能或接口设置等要求。

五是对跨学科、跨领域、跨机构开展研究的科研项目的档案管理提出了要求。《规定》要求科研项目牵头承担单位对跨单位开展研究的科研项目档案工作负总责,对科研项目参加单位提出科研档案管理要求,明确档案归属与流向,并按照有关规定进行审查或验收。《规定》还要求科研项目参加单位在保存本单位承担任务所形成档案的同时,将副本或复制件或所承担科研项目档案目录送交牵头承担单位集中管理。

六是优化了科研档案验收制度。过去科研项目完成时要进行鉴定验收,因此《暂行规定》中提出了同时进行科研档案验收。随着科研项目绩效评价方式的改革,《规定》与时俱进,提出科研档案验收时可按规定进行审查或验收。

七是鼓励科研档案信息的共享利用。《规定》要求各单位要建立健全科研档案开放利用机制,并对分工完成科研项目形成科研档案的归属、流向等进行了规定。

——信息来源《档案工作》微信公众号