关于做好全校新型冠状病毒肺炎疫情防控文件材料收集整理归档工作的通知
信息录入者:图书档案馆    信息来源:图书档案馆    点击数:    录入时间:2020/3/16

 

学校各部门、单位:

新型冠状病毒肺炎疫情发生以来,全校各单位在疫情防控中超常付出、忘我奉献,开展了大量工作,形成了各种门类和载体的文件材料。根据上级文件精神,现将我校疫情防控文件材料收集归档工作有关事项通知如下:

一、高度重视归档工作

疫情防控工作文件材料是学校贯彻落实上级各项决策部署,打好疫情防控阻击战的真实历史记录,对于今后工作查考、科学研究、经验借鉴具有不可替代的重要价值。各单位要高度重视文件材料收集归档工作,在疫情防控工作中同步开展档案工作,明确专人负责,多环节全过程跟踪,确保疫情防控文件材料系统、完整、规范、及时归档。

二、归档文件材料的范围

(一)附属医院应归档的文件材料

1.上级主管单位关于援鄂的通知等文件材料。

2.附属医院援鄂方案(2份)、援鄂医疗队成员名单(包括党派、职务、科室、职称等信息);援鄂医疗队援助工作方案和总结等援助记录材料、援鄂医疗队合影及照片说明材料(说明材料需说明人员姓名和位置)、援鄂工作记录实物材料(如援鄂队员工作日志、日记、经消毒后的有特征标记的防护服、工作牌或通行牌等有历史价值的实物);医院向援助地捐赠款物统计、医疗援助相关统计报表。

3.援鄂工作总结材料。

4.附属医院被确定为四川省新型冠状病毒感染肺炎医疗救治省(市)级定点医院的相关文件或通知及相关材料。

5.医院作为省市级救治定点医院,收治感染病人的方案和统计材料;疫情防控期间收治一般病人的统计材料。

6.疫情防控期间,医院制定的防控方案(2份);防控工作监督检查等执行记录材料;防控物资采购和接受捐赠统计;受赠物资管理材料。

7.上级单位和医院表彰材料。

8.各类新闻媒体对附属医院及援鄂医疗队关于疫情防控及援助的新闻报道材料。

 

(二)其他单位应归档的文件材料及归档责任部门

1.上级机关关于疫情防控的通知等文件材料;学校党委、行政关于疫情防控的决策部署的文件材料(2份);学校成立疫情防控指挥机构及防控指挥机构下发的各类文件、通知、公告(2份);防控指挥机构印发的文件、通知、公告等相应的发文审批材料;学校相关会议记录和会议纪要;学校及相关部门疫情防控工作总结材料(学校总结材料2份)。

归档责任部门:学院办公室

2.学校检查相关部门防控工作的检查记录材料。

归档责任部门:校纪委、学院办公室

3.相关单位制定的疫情防控工作方案或措施(2份);防控工作计划、执行记录;发布的文件、通知、公告及审批材料。

归档责任部门:学校疫情防控工作方案各牵头部门

4.疫情防控经费预算安排及经费使用情况材料。

归档责任部门:计划财务处

5.防控物资采购、受赠、管理、统计材料(统计材料2份)。

归档责任部门:国有资产管理处、后勤管理处

6.疫情防控期间教学工作安排、检查、统计材料(含图片、照片及统计报表等材料)。

归档责任部门:教务处、国际交流学院、研究生处、继续教育学院、教学质量监控与评估中心

7.疫情防控期间,教职员工管理、学生管理相关材料(含各类统计报表)。

归档责任部门:人事处、研究生处、学生工作部(处)、国际交流学院、外事工作办公室、继续教育学院

8.学校开展疫情防控的宣传材料(含横幅、图片、视频等)。

归档责任部门:党委宣传部、校团委

9.学校及职工捐款捐物清单。

归档责任部门:党委组织部、校工会及其他相关部门

10.校内外媒体对学校疫情防控工作的新闻报道。

归档责任部门:党委宣传部

11.志愿服务工作相关情况材料

归档责任部口:校团委

12.上级对口主管单位、行业协会下发各部门的与疫情防控相关的各类通知、公告;疫情防控期间,各单位开展业务工作情况的材料。

归档责任部门:各单位

上述份数指纸质材料和实物材料,未明确说明份数的为1份,明确要求归档2份的,一份将移交同级国家档案馆保管,另一份学校综合档案室保管。电子材料均归档1份。

三、归档时间要求

学校疫情防控工作结束、疫情防控指挥机构撤销后2个月内,向综合档案室归档。

附属医院在南充市疫情防控工作结束及援鄂医疗队援助工作结束后2个月内向学校综合档案室移交相关档案材料。

四、档案的保管与移交

各单位归档文件材料,由学校综合档案室统一集中保管。根据上级要求,需移交同级国家档案馆保管的文件材料,由学校综合档案室按规定统一向同级国家档案馆移交。

五、归档材料要求

1.归档文件材料需经规范整理组卷。各类档案归档整理方法见学校档案管理网站http://archives.nsmc.edu.cn)归档流程和立卷组卷相关介绍。

2.归档的文件材料、实物材料(笔记、证件、通行证牌、防护服等实物)、声像材料(照片、视频)、荣誉材料分别按《川北医学院档案工作规章制度汇编》要求归档。

3.移交归档材料时,需同时具备移交清单(纸质档案和电子档案移交清单可在学校档案管理网站下载),移交清单经归档部门和综合档案室经办人核实归档文件材料后,当面签字确认。

4.归档的纸质材料原则上应为原件(通过办公系统印发、传递的需在打印件上注明为“办公系统发文”)。归档纸质文件材料的同时应归档相应的电子材料(除手写材料外),纸质材料和电子材料必须在内容上一致。印发的文件、发布的通知和公告、统计材料、登记材料需加盖鲜章。

5.规范整理、组卷后,案卷必须经部门负责人审核签字后方可归档。

6.电子材料不以光盘形式归档,均以压缩格式归档。

7.所有材料归档均应现场当面归档,不得以网络方式归档。

六、归档咨询服务

党群、行政单位咨询服务:曹老师 (电话:13547556131

      谭老师 (电话:13696231420

教学单位咨询服务张老师(电话:18990757367

也可通过川北医学院档案工作微信群咨询。

 

川北医学院办公室

2020311

(文件以川北医办﹝20201号文印发)