关于归档2018年学校大型会议和大型活动档案的通知
信息录入者:图书档案馆    信息来源:图书档案馆    点击数:    录入时间:2018/11/30

 

学校各部门:

根据《高等学校档案管理办法》(国家档案局、教育部201727号令)规定,现将关于学校2018年学校大型会议和大型活动档案的归档事宜通知如下:

一、归档范围

1、党代会、教代会、职代会、团代会、学代会等大型会议:(1)会议相关批复文件材料、大会计划、通知、筹备期间的会议记录和会议简报、代表选举相关文件;(2)大会主席团、秘书长、代表和列席代表名单,候选人登记表和情况介绍;(3)大会议程、工作报告、议题、决议、总结、记录、发言稿、领导讲话稿;(4)选举办法、选举结果(含选票)和上级批复;(5)提案及办理情况;(6)会议简报、会议情况、小组会议记录;(7)相关参考文件;(8)工作人员名单,工作证、代表证、列席证及选票式样;(9)会议现场相关照片、代表合影、委员会和常委会合影(电子版和洗印版);(10)相关录音、录像资料。

2、大型体育活动:(1)活动相关批复文件材料、活动筹备相关会议记录及会议简报;(2)活动安排及运动员名单;(3)项目成绩记录与获奖名单;(4)开幕式和闭幕式议程、领导讲话稿、嘉宾名单;(5)活动期间的照片(电子版和洗印版)、录像资料;(6)活动总结材料。

3、专业认证评估材料:(1)学校关于评估方面的计划、安排、通知等文件材料;(2)国家相关部门关于本校评估相关的文件、通知、函件;(3)学校准备的迎评材料和提交的评估材料;(3)专家进校考察安排、专家名册、进校考察相关会议记录;(4)学校相关汇报材料(含课件);(5)相关照片(电子版和洗印版)、录像资料。

二、归档时间和要求

1、各承办部门规范整理、立卷后,于1231日前向综合档案室归档。

2、纸质件和电子件同时移交(上级部门通过电子办公系统印发的文件,打印后加盖承办部门鲜章移交纸质件,同时移交带鲜章的电子文件;学校通过OA发布的带有鲜章的文件,打印OA发布的文件并加盖部门鲜章移交纸质件,同时移交带鲜章的电子文件)。

3、各类文字材料以PDF格式归档,图片以JPG格式文件移交(未经后期加工处理)。

4、所有电子文件以RARZIPISO等格式压缩。压缩文件命名以:“部门名称-2018-活动名称”格式命名。

5、电子档案可采用保存到移动存储设备到档案室拷贝归档。

6、办理移交登记手续后方视为完成归档,归档清单由档案室和移交部门各存档一份。

附件:卷内文件目录

电子档案移交目录

 

特此通知

图书档案馆

 

一八年十一月三十日